Como escrever, falar e fazer reunião com eficiência

A capacidade de se comunicar bem é uma das competências mais valorizadas no mercado de trabalho de hoje. Na era do conhecimento, profissionais de sucesso são aqueles que sabem obter, processar e divulgar as informações capazes de fazer as coisas acontecerem. “As organizações respiram comunicação. Tudo, da tecnologia às práticas de gestão, depende da forma como as pessoas se comunicam no dia a dia”, explica Walmes Galvão, fundador da W2 Comunicação, consultoria com sede em São Paulo.

Mesmo quem não nasceu com a capacidade de se comunicar bem pode desenvolver técnicas que facilitem o relacionamento com pares, colaboradores e parceiros. A má notícia (sempre tem uma) é que dá trabalho. Cada ação comunicativa envolve uma fase de preparação, que vem antes da interação propriamente dita. Preparar-se é o primeiro passo para expor suas ideias da melhor maneira possível. Clareza é uma regra básica. Para saber se você está sendo claro, responda às seguintes perguntas:

• que resultado você espera alcançar?
• qual é o perfil de seu interlocutor?
• o meio escolhido é o mais indicado para atingi-lo com eficiência? O tempo investido em planejamento evita mal-entendidos que costumam aparecer e elimina a necessidade de contatos posteriores para “consertar” o que não ficou claro na primeira vez. O segundo padrão a ser superado na comunicação tem a ver com humildade.

Redação

Como a comunicação só se efetiva quando o destinatário recebe, interpreta e reage à determinada mensagem, é ele quem estabelece a validade do processo. Em outras palavras, o interlocutor é o juiz da eficiência comunicativa de quem iniciou a ação. Essa visão joga por terra uma fórmula tradicional do mundo corporativo, em que um emissor autossuficiente e autoritário despachava ordens para um receptor passivo. Com o novo padrão, mais adequado às necessidades do mundo moderno, a relação se dá entre dois comunicadores, que estabelecem um diálogo contínuo em busca de resultados. É claro que essa verdadeira revolução não se faz sem que haja mudanças na postura dos profissionais. E essas regras valem tanto para a comunicação falada quanto para a escrita.

Escreva como um jornalista

Objetividade, clareza, precisão e concisão. Certamente você conhece a lista das características de um bom texto. Difícil é conseguir isso na prática. Para facilitar, faça um paralelo entre o texto jornalístico e aquele que se produz em uma empresa. Sendo assim:

• resista à tentação de deixar que os dedos pensem por você, e não comece a escrever sem planejamento.
• siga a metodologia do brainstorming: liste suas ideias e elimine o que for supérfluo ou repetitivo. Organize os grupos de ideias e os priorize, começando sempre pelo principal.

O primeiro parágrafo do texto deve funcionar como um resumo ou lead, como dizem os jornalistas. Assim como a abertura das reportagens responde a perguntas básicas – quem, o que, quando, como, onde e por que –, os textos de negócios devem apresentar os pontos principais logo no início. Tratando o primeiro parágrafo como um lead jornalístico, o redator vai direto ao assunto. Economiza seu próprio tempo e o do leitor. “Deixe só o que é essencial. O negócio é tirar a pompa da escrita e dar ênfase ao que se deseja comunicar”, diz Antonio Cortese, sócio-diretor do The Executive Comitee (TEC), organização internacional de CEOs.
Outro pulo-do-gato é a valorização do título. O cuidado com esse espaço nobre pode garantir que um texto seja lido antes dos outros, especialmente no caso de mensagens eletrônicas.

Apresentação – Não fale para as paredes

Quando o assunto é falar em público, um obstáculo a superar é o de se tornar um palestrante autossuficiente, que despeja baldes de conteúdo sobre a plateia. O novo modelo comunicativo incentiva a contribuição de todas as pessoas convocadas, que assim deixam a condição de meros espectadores e assumem a de participantes. Em um verdadeiro encontro interativo todos são responsáveis pelo sucesso do evento. Além da preparação, em que é preciso equilibrar as variáveis objetivo, público e tempo, é preciso se preocupar com linguagem, respiração e gesticulação adequadas. Na hora H, disparar uma pergunta para a plateia pode ser mais eficiente do que simplesmente fazer uma afirmação. Isso porque o cérebro começa, imediatamente, a elaborar uma resposta. Com isso, você consegue a atenção do público. Fatos verídicos são outro ótimo recurso para manter as pessoas de olhos e ouvidos grudados em você. Se for um caso que algum de seus ouvintes conheça, melhor ainda. Aproveite e peça a essa pessoa para relatá-lo para os outros. Assim, a interação está garantida.

Reunião – de olho nos detalhes

Uma reunião tem, basicamente, quatro etapas: preparação, justificativa, diálogo e decisão. Programe como conduzirá cada assunto e peça ajuda para quem vai apoiá-lo com infraestrutura, controle do tempo e elaboração da ata. Da mesma forma, é importante saber lidar com os participantes, nem sempre tão colaborativos como você gostaria que fossem. Fique certo de que a atenção deles é sempre maior no início da reunião. Portanto, esse é o momento perfeito para discutir assuntos polêmicos e levantar algumas questões. Outra dica para manter o ritmo é a maneira como você encadeia as ideias. Partir do genérico é sempre melhor, pois, assim, quando você chegar em aspectos específicos, todos estarão sabendo exatamente do que se trata. Um último conselho: respeite sempre a duração prevista e, se for necessário, renegocie o tempo. Temas fora da pauta devem ser anotados e discutidos em encontros posteriores.

Artigo da W2 Comunicação publicado na revista Você S/A | Walmes Galvão