Por: Gabriel Penna em 14/02/2011 às 17:31:53

Meia hora é suficiente

Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma reunião durar mais do que 30 minutos. É o que afirma em seu blog o americano Timothy Ferriss, empresário, bon vivant e autor do livro The 4-Hour Workweek (A semana de trabalho de 4 horas), primeiro lugar na lista de best-sellers de negócios do jornal The New York Times. “Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar”, escreve.

Convoque poucas pessoas

Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você tem a dizer e, se der tempo, opinar. “Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a reunião deve ter de oito a 12 participantes”, sugere Paulo Kretly, da FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la e eleger um líder para cada grupo. Os times discutirão os assuntos previamente e os líderes servirão como porta-vozes na reunião com a chefia.

Ajuste o foco antes

Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são malconduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma reunião toma rumos indesejados por falta de clareza, tanto do chefe quanto da equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um resumo da conversa e delegue as tarefas que forem necessárias. Também é bom ter regras claras sobre o uso de computador e celular durante o encontro para evitar interrupções.

Evite reunião-surpresa

Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações de emergência. “Raramente as reuniões são para ‘ontem’”, afirma Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de antecedência. Para reuniões mais longas e complexas, avise dois dias antes.

Mande um representante

Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de verdade. “Por lidar com clientes diretamente, não posso evitar as reuniões. Tenho em média três por dia. Se for uma conta importante, faço questão de estar presente e repasso a pauta do encontro no dia anterior”, afirma Vanessa Del Bel, gerente de relacionamento com o cliente da Medial Saúde.